Manager, c’est déjà pas facile. Alors à distance…

par Caroline Ardon, Responsable Animation du réseau

Manager une équipe requiert des compétences qui ne s’inventent pas et demande quelques adaptations lorsqu’il s’effectue à distance.  Voilà maintenant plus d’une quinzaine de jours que nous sommes, pour beaucoup d’entre nous, à domicile en télétravail. Ce qui implique de nouvelles méthodologies et une nouvelle organisation. 

Pour certains, cela prend du temps de trouver ses marques ; pour d’autres, alors que cela semblait de prime abord être un jeu d’enfant (tout le monde en télétravail, on a l’habitude, on utilise déjà des outils numériques puissants…), finalement cela ne s’avère pas si simple…

Gestion de projet, communication, relation avec les différents collaborateurs et partenaires, on a donc décider de partager avec vous quelques bonnes pratiques et outils !

Dirigeants, quelle posture adopter ? 

Beaucoup de dirigeants pensent perdre la main sur les équipes lorsqu’elles ne sont pas au bureau mais c’est faux, et d’ailleurs plusieurs études montrent que les télétravailleurs sont plus productifs. Dans celle réalisée par Malakoff en février 2019*, 79% des dirigeants estiment que leurs équipes sont plus productives en télétravail. Certes, la situation actuelle est différente du télétravail dans des conditions normales : beaucoup de collaborateurs se retrouvant à cumuler leurs rôles de parents-professeurs et salariés ! 

Ce n’est pas évident de tout combiner : chacun doit pouvoir adapter son organisation en fonction de sa vie privée. Définissez donc des horaires mais laissez la liberté à vos collaborateurs de choisir des heures de travail hors du cadre habituel lorsque cela est possible. Il faut vous montrer flexible et compréhensif. 

Dans un premier temps, il faut accepter de lâcher prise. Vous verrez que vous vous habituerez vite et vos équipes aussi ! Les collaborateurs ne rentreront plus chacun leur tour dans votre bureau pour une question, ils ne voudront pas vous appeler ou vous envoyer un mail juste pour une question… ils gagneront donc en autonomie. Ce lâcher prise devrait ainsi vous mener à plus de sérénité et de productivité. Il y a même des chances pour que ça reste et que vous n’ayez plus envie de revenir en arrière. On en reparle dans quelques mois ?

Le rôle du dirigeant en cette période est de s’assurer de la bonne diffusion de l’information à l’ensemble des équipes. N’hésitez pas à mettre en place un outil de reporting ou des outils visuels permettant à chacun de voir l’avancement des projets. 

Si vous avez besoin d’un petit coup de pouce, Skill First propose une formation gratuite, alors profitez-en : https://www.skill-first.com/fr/formation/posture-et-competences-du-manager-a-distance/

La communication, un point essentiel

La chose la plus importante, c’est la communication et par communication je parle en premier lieu de la communication interne. 

Pour beaucoup, nous sommes passés du jour au lendemain de l’openspace à un bureau seul face à son écran ou à partager avec…. ses enfants ! Il faut donc maintenir le lien avec ses équipes afin de se tenir informé de l’avancement des différents projets, l’organisation de l’entreprise. S’assurer régulièrement de la santé et de la motivation de ses salariés mais également prévoir des temps pour échanger des sujets du quotidien comme lors de la pause café. Toutefois attention à ne pas tout mélanger, il est très important de définir des cadres afin que les temps de travail et les temps de convivialité soient bien distincts. 

Quelques conseils :

• Construire un cadre flexible avec ses équipes pour avoir des temps collectifs tout en intégrant les contraintes de chacun. 
• Utiliser les outils déjà en place et ne pas multiplier les outils. Si vous avez besoin de nouveaux outils, privilégier des outils faciles à prendre en main.
• Prévoir une réunion hebdomadaire en visioconférence afin de maintenir la dynamique d’équipe et ajouter éventuellement un point rapide quotidien où chacun des collaborateurs peut s’exprimer.
• Préparer ses réunions ! Le temps de préparation d’une réunion n’est pas le même lorsqu’elle se fait à distance. Il faut tester les outils, partager les liens de connexion et les documents en amont, limiter sa réunion dans le temps pour éviter les visios qui s’éternisent.

Les outils que l’on vous recommande : 

• Pour communiquer : Slack, Hangout, Discord, Whatsapp
• Pour les visios conférences et Webinar : Zoom, Lifesize, Join.me, Hangout
• Pour la gestion de projets : Trello, Sellsy, Todoist
• Voir aussi la sélection d’outils collaboratifs en Open Source présentée par Loïc Soulas de Iliwi : https://www.youtube.com/watch?v=wl3pXb77yEQ

La pause café : c’est sacré ! 

Pause café digitale, ApéroVisio, chacun trouvera le format qui lui convient, l’important est de continuer les temps d’échanges du quotidien. Cela permettra de maintenir une proximité entre les membres de l’équipe et permettra de pallier aux petites baisses de motivation.  Vous pouvez si vous utilisez des outils comme Slack pour communiquer, dédier une chaîne #LesBlablas ou si vous avez plusieurs outils, utilisez en un pour la communication formelle et un pour les blablas. Au sein de la team de permanents SPN, nous utilisons par exemple Hangout pour le sérieux et Whatsapp pour les bêtises ;).

Ce que l’on met en place du côté du SPN pour vous accompagner : 

 Tous les mercredis matin de 10h30 à 11h30 : une visio pour échanger avec les autres adhérents sur les problématiques actuelles. 

 Tous les jeudis de 14h à 15h : un kit #GestionDeCrise qui traite des sujets suivants : trésorerie, le management d’équipe, la communication et la stratégie de rebond… pour les dates, rdv sur notre agenda

 Par ailleurs, nous vous partageons conseils et bonnes pratiques régulièrement ici  : https://www.spn.asso.fr/actualites/

Et si un événement pouvait vous aider ?

Le global Onlive Start Up Week-End bien-sûr ! Vous le savez, au SPN on est fan des Start Up Week-end et on sait que vous aussi ;). Pour cette édition les participants seront inviter à développer des prototypes qui contribueront à résoudre les problèmes les plus urgents autour de la pandémie de Covid-19. Quoi de mieux pour fédérer et animer son équipe ? 

Plus de 60 pays ont déjà montré leur motivation à participer. En France, l’événement se déroulera du 24 au 26 avril.

*https://zevillage.net/wp-content/uploads/2019/02/Etude-Teletravail-Malakoff-Mederic-comptoir-Nelle-entreprise-2019.pdf